La lettera di sollecito è una lettera che un’azienda creditrice invia al cliente inadempiente, invitandolo a saldare il suo debito nei confronti dell’azienda stessa.

L’obiettivo della lettera di sollecito è quello di avviare un’azione di recupero crediti stragiudiziale, tentando di risolvere la questione in modo “bonario” e ricordando al debitore il suo obbligo nei confronti dell’azienda.

Al giorno d’oggi non sono rari i casi in cui un imprenditore si trova costretto a dover intraprendere azioni per recuperare dei crediti insoluti dovuti a mancati pagamenti dei propri prodotti, servizi o prestazioni.

Questo problema che colpisce indiscriminatamente le piccole medie imprese, i liberi professionisti e le grandi aziende. Trascurare la gestione dei propri crediti potrebbe mettere a rischio la solidità della propria organizzazione, soprattutto in termini di liquidità ed equilibrio finanziario.

In seguito alla recente crisi pandemica e alla successiva crisi economica, causata anche da fattori geopolitici ed economici, sempre più soggetti hanno difficoltà nel far fronte agli obblighi finanziari nei confronti dei propri fornitori.

Questi mancati pagamenti causano poi difficoltà non da poco anche ai creditori stessi, i quali, di fronte ad una mancanza di liquidità, si trovano a dover rivedere le proprie attività. È proprio in questo modo che ha avvio un circolo vizioso che può mettere in difficoltà diversi soggetti, sia che questi siano debitori che creditori.

In questi casi il recupero crediti è la soluzione che può mettere d’accordo entrambe le parti.

Ricordiamo infatti che il recupero crediti stragiudiziale ha l’obiettivo di risolvere la questione nel modo migliore per entrambe le parti, trovando una soluzione che possa tutelare gli interessi dei creditori e allo stesso tempo mettere a disposizione dei debitori degli strumenti che gli permettano di restituire l’obbligazione secondo le sue reali possibilità.

È in queste situazioni che la soluzione migliore può essere quella di concordare un piano di rientro, ovvero un accordo secondo cui il debitore può restituire il debito in modo rateizzato.

In questo modo è inoltre possibile tutelare il rapporto di fiducia tra le parti del contratto, in modo da poter effettuare nuovi accordi commerciali anche in futuro, quando la situazione del debitore si sarà risolta.

Come è già stato descritto in alcuni nostri articoli, esistono strumenti che permettono al creditore di tutelarsi, capendo in anticipo la reale situazione economico patrimoniale del debitore e valutando poi quanto sia conveniente avviare un rapporto commerciale.

I report aziende sono proprio dei documenti che hanno al loro interno informazioni commerciali sull’impresa che ci interessa e permettono di valutarne l’affidabilità.

Alcune delle valutazioni vanno eseguite attraverso un’analisi della solvibilità del debitore, anche attraverso la verifica di proprietà effettuata mediante le visure catastali.

Nel caso in cui si abbia l’effettiva necessità di mettere in atto azioni per il recupero crediti è invece importante capire la strategia migliore con cui procedere. Il consiglio è sempre quello di procedere in modo graduale, tentando di risolvere la controversia attraverso delle azioni di recupero crediti stragiudiziale, per poi procedere al recupero crediti giudiziale solo nel caso di inefficacia della risoluzione bonaria.

Mettere in atto azioni di recupero crediti giudiziale è consigliato solo nel caso in cui l’importo sia elevato e se sono state effettuate in precedenza azioni stragiudiziali. Va inoltre effettuata una valutazione dei beni in possesso del debitore, in modo da comprendere quanto convenga tentare dei pignoramenti.

Anche in questo caso andranno effettuate informazioni quali, la visura catastale e l’analisi di solvibilità del debitore.

In queste situazioni scrivere una lettera di sollecito efficace potrebbe fare la differenza e permettervi di recuperare il credito con successo.

Lettera di sollecito: quando utilizzarla per recuperare il credito

Monitorare lo stato degli insoluti dei clienti della propria attività è un’operazione fondamentale per qualsiasi dirigente d’impresa, in particolare per coloro che sono a capo di una piccola media impresa.

Questa tipologia di azienda dipende fortemente dalla disponibilità di liquidità, anche nel breve periodo, e per questo motivo è particolarmente esposta in caso di mancati pagamenti.

È inoltre importante assicurarsi che i clienti non abusino dei termini di pagamento che sono stati loro concessi. Troppe fatture non pagate potrebbero infatti causare problemi legati al flusso di cassa e danneggiare di conseguenza lo stato di salute economico-finanziaria dell’impresa.

In questi casi una lettera di sollecito formale ai clienti che tardano nei pagamenti è la soluzione ideale. La lettera di sollecito è il primo passo per tentare di recuperare il credito in via “bonaria”, evitando procedure giudiziale che potrebbero rivelarsi lunghe e costose, incoraggiando il dialogo tra le parti piuttosto che il conflitto.

Prima di capire come redigere una lettera di sollecito è importante comprendere quali sono le alternative a nostra disposizione per recuperare il credito e per sollecitare il debitore in modo efficace.

I primi fattori da valutare riguardano il credito stesso. Un credito può infatti essere recuperato solo se ha le seguenti caratteristiche:

• Il credito è certo: ovvero deve essere dimostrata la sua esistenza e il suo importo, questo può essere effettuato tramite un contratto o una fattura.
• Il credito deve essere liquido: deve essere facilmente determinabile, anche attraverso calcoli semplici come nel caso del cambio di valuta.
• Deve essere esigibile: il termine di pagamento deve essere scaduto oppure i presupposti per il saldo devono essere verificati.

Se tutti e tre i requisiti sopra descritti sono soddisfatti, è possibile avviare il recupero crediti, partendo ovviamente con delle azioni “bonarie”, come telefonate e mail che sollecitano il pagamento degli insoluti.

Se non si ottiene alcuna risposta da parte del debitore sarà necessario procedere con il recupero credito stragiudiziale e, se anche questo non ha effetto, con il recupero crediti giudiziale.

Il recupero crediti stragiudiziale non prevede l’intervento dell’autorità giudiziaria ed è perfetto nel caso in cui le cifre da recuperare non siano particolarmente elevate.

In questa fase vengono effettuate delle operazioni per sollecitare il debitore a pagare il proprio debito, come telefonate e visite domiciliari. È proprio in questa situazione che può rivelarsi efficace inviare una lettera di sollecito, o lettera di recupero credito, da inviare al destinatario attraverso raccomandata o PEC, in modo da avere una prova certa dell’effettiva ricezione da parte del debitore.

Come già detto in precedenza, lo scopo della lettera è quello di ottenere una risposta dal debitore e risolvere la questione in modo conveniente per entrambe le parti, patteggiando ad esempio per un piano di rientro.

Se questo tentativo non porta ad alcun risultato sarà necessario avviare le procedure di recupero crediti giudiziale, dopo avere verificato l’esistenza di beni pignorabili in capo al debitore.

In entrambi i casi è importante richiedere la consulenza di esperti nel recupero dei crediti, i quali sapranno sviluppare una strategia su misura per il vostro caso specifico ed evitare errori e spese inutili.

Scopri come recuperiamo i crediti dei professionisti come avvocati, commercialisti e medici nel nostro articolo: Recupero crediti professionali: come recuperiamo le parcelle dei liberi professionisti.

Come redigere una lettera di sollecito

Una lettera di sollecito efficace deve essere in grado di arrivare dritta al punto, evitando di creare confusione e lamentele da parte di chi la riceve.

Deve perciò essere semplice, concisa ed utilizzare un tono fermo e formale. Il cliente che la riceve deve infatti capire che la richiesta è seria, ma allo stesso tempo non deve sentirsi in alcun modo attaccato.

Possono essere inviate più lettere di sollecito, partendo con un tono bonario e successivamente evidenziando le possibili conseguenze in caso di una mancata risposta, specificando perciò le azioni legali che verranno compiute in caso di mancato pagamento.

Per dimostrare la serietà dell’azione intrapresa è consigliabile inviare la lettera di sollecito tramite PEC (Posta Elettronica Certificata). In questo modo si avrà inoltre a disposizione la tracciabilità offerta dalla ricevuta di ritorno, utilizzabile come argomentazione in caso di procedure legali.

Gli elementi che non possono mancare all’interno di una lettera di sollecito sono i seguenti:

• Dati del creditore e del debitore;
• Date importanti, come data di invio della lettera, data di emissione della fattura e data della scadenza del pagamento;
• Copia della fattura non pagata e dell’importo del pagamento;
• Riferimento al numero della fattura e alla data di emissione;
• Le modalità di pagamento;
• Riferimento a lettere precedenti, nel caso in cui ne siano state inviate altre;

Va inoltre ricordato che esistono dei termini entro i quali i crediti possono essere recuperati. In ogni caso è dimostrato da dati statistici relativi al recupero crediti che, avviare una procedura di recupero il prima possibile, aumenta notevolmente le possibilità di successo del recupero crediti.

I termini sono i seguenti:

• Solitamente il creditore ha a disposizione 10 anni di tempo per poter agire con il recupero, partendo dalla scadenza dei termini di pagamento.
• 5 anni nel caso di crediti previdenziali, crediti per l’affitto di immobili, risarcimento danni, interessi e cifre dovute in seguito alla cessazione del lavoro.
• 3 anni per le retribuzioni relative a prestazioni lavorative di durata superiore ad un mese.
• 2 anni per cifre dovute a causa di incidenti stradali, esclusi i danni da lesioni fisiche
• 1 anno per i contratti di spedizione, trasporto e per i crediti commerciali nei confronti di privati

Lettera di sollecito: come comportarsi se non ha l’effetto sperato

Nel caso in cui la procedura stragiudiziale e le lettere di sollecito al debitore non si rivelino efficaci, l’unica opzione rimasta è quella di avviare la procedura di recupero crediti giudiziale.

Anche in questo caso, tuttavia, è necessario valutare attentamente le possibili conseguenze di questa operazione e affidarsi ad esperti del recupero crediti, i quali saranno in grado di indicarvi la strategia migliore da mettere in atto.

Se la cifra da recuperare non è particolarmente elevata è possibile che le spese legali necessarie per sostenere la causa siano superiori alla somma che andrete a recuperare. Chiaramente in questo caso sarebbe poco conveniente procedere in questa maniera.

Inoltre è fondamentale valutare lo stato patrimoniale del debitore, attraverso un’analisi di solvibilità e la visura catastale. Se il soggetto risulterà nullatenente non avrebbe senso procedere con pignoramento dei suoi beni.

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